RFP

如何提出RFP找到適合的系統廠商(一)

想要找到好的系統委外廠商，製作RFP是一項很重要的工作。何謂RFP(Request For Proposal)，簡單來講就是需求的一方根據自己的需求要求提供服務的一方提案的「提案要求書」。讀者當中應該有人有撰寫或者看過RFP的經驗，應該了解到提出明確的RFP，找到好的而且適當的廠商，不是一件很容易的事。有些企業已經有固定格式的RFP，尤其是建築、工程業已相當成熟的標準格式和程序。不過在IT業界，應該尚未有標準的RFP。

提出RFP之後，最後會針對廠商提出的提案內容進行評選。不過常常會發生買方寫了一大堆需求，賣方也針對需求提案了一大堆，卻很難評選的情形。難以評選的原因，除了RFP的內容有問題之外，RFP的作業流程也有問題。為了避免此種情形發生，基本上必須明確傳達①想要做甚麼、②有多少預算、③時程有多久，以及④廠商需要提出哪些資料。必要時撥些經費給提案的廠商，讓廠商能夠針對RFP的內容製作提案書，不是拿現有的資料充數。

「系統委外」步驟之一

製作RFP為「系統委外」的步驟之一，「系統委外」的作業流程主要分①前置作業，②製作RFP，③提案書的評選和決定，④訂立契約等4個步驟。

①前置作業

較複雜的系統可以參考本網站的IT策略擬定的流程。通常掌握經營、業務、系統相關課題，使用者的需求，同業先進的事例以及技術動向等。

②製作RFP

根據前置作業所取得的相關資訊，明確的將①想要做甚麼、②有多少預算、③時程有多久，以及④廠商需要提出哪些資料等資訊放進RFP內。之後會針對此部分做較詳細的解說。

③提案書的評選

針對廠商的提案書的內容進行評選。除了評斷是否符合RFP的需求外，廠商的對應態度、體制、提案書的品質、技術能力、風險管理等也應列入評選的項目。還有考量成本時，系統導入後的維護以及系統營運成本等也必須一併檢討。

④訂立契約

將採用廠商提案的內容，反映到實際的契約上。通常在此階段會出現彼此認知的差異發生，必須注意，否則有可能功虧一匱。

接下來的章節，針對②製作RFP、③提案書的評選等加以詳細說明。